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供应商提前交付和备货法律风险防范
大多数供应商可能都经历过客户端合同尚未签署,却要求供应商提前交货、提前进场服务的情形,久而久之,有些客户甚至将供应商的这种偶尔帮忙行为,当做了一种理所当然的配合义务,使得供应商们苦不堪言。

    那么供应商提前交付会给其带来什么样的风险和损失?

其一:签约延期风险

    都说现金流是企业的生命线,提前交付意味着供应商需要过早地投入资源,这些资源一般都可以换算成资金,在资金回笼不能相应提前和增加的条件下,资源的过早投入势必导致企业资源/资金周转放缓,实际上就是投资回报率下降。

    供应商一旦提前交付,解决了用户的需求问题,着急签约和结算的往往就不再是用户方了,提前交付通常会大幅提升延期签约的概率。因此对于供应商来说,应该将提前交付列入高风险业务活动重点管控。

其二:签约失败风险

    签约延期最主要的代价是资金成本增加和资金回报效率降低,而极端情况即签约失败也未尝不会发生,此时如果与用户硬杠,甚至对簿公堂,即使赢了官司,后续的合作可能也要画上句号了;如果不硬杠,用户方嘴上一个劲道歉,就是没有实质承担供应商损失的行为,供应商就成了吃哑巴亏的一方。对于通用产品生产型企业可能还好一些,大不了取回后再另行销售,当然了折价是有可能的,而对于定制产品生产企业或提前实施的服务商损失可能会更大。

    还有就是贸易型供应商企业,即提前交付的产品不是自己生产,需要向上游厂商/供应商购买的,这种情况下上游大概率是不会接受退货的,而自己的转售机会也会远少于生产厂商,一旦签约失败,损失可能会更大一些,甚至所备货物成为库房里的废品。

    提前交付的风险供应商都是清楚的,当然也并不是自己愿意提前交付,只是为了业务拓展被动配合,那这种情况下我们如何做好风险防范?建议做好以下几点:
供应商1.取得用户方有效的提前交付指令

    有效的提前交付指令往往可以起到合同成立的效果,一旦后续规范完整的合同签署出现障碍,此交付指令也能够作为司法程序中的重要证据,必要时一定程度能起到维护供应商权益的作用。

2.取得用户方有效的签约承诺文件

    签约承诺文件不一定能成为简式合同,但既然用户方能够出具此承诺,多数客户还是会认账的,出现签约障碍时也会主动协调内部解决问题,或与供应商妥善磋商备选方案降低供应商损失。承诺中一般应包含要求备货的标的名称、数量、承诺交易价格、支付条款、最晚正式签署合同的时间,把合同关键事项说清楚。

3.做好事实交付签收和验收证明

   即使前面两类文件取得时相关手续存在瑕疵,实际交付时的签收、验收证明文件不能有任何马虎,必须做到与正常合同交付完全相同的严格要求,这差不多也是提前交付的最后一道证据防线。尤其注意对于持续的服务交付,需要按次或按周期及时取得用户方的确认或验收证明。

4.与用户提前沟通按交付进度结算

    前面讲到提前交付大概率会导致延期签约,相应地也会延期结算,为了避免或减少此类影响,建议与用户在提前交付前不仅仅是沟通承诺签约时间,对结算时间问题最好也能达成基于实际交付时间计算结算周期的共识,并在前述适当文件中相应体现。

    此外,应持续跟进提前交付对应合同签署进程,合同签署超出承诺期限或提前交付投入突破边界,须及时踩刹车或重新评估是否可继续提前交付。

    所有上述前3类文件,都应该结合具体合作情况,尽可能完整、准确地体现必要信息,以便实际需要时能够起到有效的证明作用。形式上能够由用户加盖公章、合同专用章则较为稳妥,如果交易惯例中有部门章等其他印章的使用也可以接受加盖此类印章,最不济的应由适当的客户方授权代表签署该承诺,包括以官方邮箱确认承诺内容。

    特别提醒的是,对于贸易型企业提前交付风险的防范则更应该前移,不能等到实际交付环节,而是在备货阶段(向上游厂商/供应商执行采购阶段)就应进行有效控制,并且根据备货要求来源不同,分别寻求不同的对自己能够形成保护的承诺。

    多数情况下,这种备货需求来自于用户,因此供应商签署采购合同备货前即要求用户出具有效的承诺签约文件则较为常见,具体要求与前述第2点基本相同。

    少数情况下,厂商或其他相关方由于一些特殊的原因要求相关经销商提前下单备货,此时需要区别具体情况,由厂商或其他相关方对备货后签约延期或签约失败损失予以背书,甚至与厂商的备货合同也并不一定按通常的采购合同文本签署,可以要求在特定条件下的无责解约权

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